Gambaran Umum Sistem

Siradi merupakan Sistem Informasi Surat Dinas. Sistem informasi ini dapat diakses melalui tautan http://arjuna.upnyk.ac.id.

Sistem ini berfungsi untuk mengolah data persuratan, baik surat yang berasal dari dalam Instansi (UPN) atau dari luar Instansi seperti Dinas Kota / Dinas Provinsi dan juga kementerian.

Ada 2 menu utama pada sistem ini yaitu Surat Masuk dan Surat Keluar. Surat Masuk adalah menu yang digunakan untuk melihat surat yang dikirimkan kepada user, baik itu berasal dari dalam Instansi (UPN) ataupun yang berasal dari luar. Sedangkan surat keluar adalah menu untuk membuat surat yang nantinya akan dikirimkan ke penerima.

Pada menu Surat Masuk, user bisa melihat semua surat masuk. User juga bisa menambahkan surat apabila surat tersebut berasal dari luar Instansi. Yang bisa menambahkan surat masuk ke dalam sistem adalah user dengan level operator unit. Sedangkan untuk Pimpinan/Pejabat hanya bisa melihat dan juga melakukan Disposisi apabila surat tersebut perlu untuk di disposisikan.

Untuk menu Surat Keluar, user bisa membuat surat yang ditujukan kepada penerima baik yang berada di dalam Instansi ataupun yang berada diluar instansi. Untuk alur dari pembuatan surat keluar adalah sebagai berikut:

1. Operator membuat surat melalui form yang tersedia. Setelah disimpan, maka surat tersebut menjadi draft surat dan harus disetujui oleh pimpinan.
2. Pimpinan menyutujui draft surat melalui menu Draft Surat. Apabila surat yang dibuat oleh operator adalah surat yang menggunakan nomor dari unit lain (misalkan operator di unit TU menggunakan nomor surat Rektor), maka draft tersebut harus di setujui oleh Rektor. Untuk persetujuan surat ini menggunakan menu Persetujuan Surat.
3. Setelah disetujui, maka surat akan terkirim kepada penerima jika penerima masih dalam satu instansi. Tetapi apabila penerima berada diluar instansi, maka operator bertugas untuk mencetak dan mengirimkannya kepada penerima.